Maîtrise des dépenses fournisseurs : le challenge du DAF

La gestion des comptes fournisseurs est essentielle pour la santé financière des entreprises. Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier (DAF), cette fonction revêt une importance particulière au sein du département des finances et de la comptabilité. Toutefois, mal exécutée, elle peut devenir une source de risques, de pertes et de coûts pour l’organisation. Avec les bons investissements et une supervision adéquate, elle peut néanmoins devenir un atout majeur pour le DAF.

C’est ce que nous explorerons dans cet article.

Structurer, approuver et surveiller : responsabilités du DAF

La responsabilité principale des DAF est d’établir un cadre rigoureux pour contrôler les dépenses, tout en étant suffisamment flexible pour accompagner les diverses opérations de l’entreprise.

Établir un cadre d’engagement des dépenses

Le premier pas est d’analyser les catégories de dépenses et d’élaborer les limites de contrôle pour chacune d’elles. En-dessous de ces limites, les responsables opérationnels peuvent engager des dépenses de façon autonome, sans nécessiter d’approbation, tandis qu’au-dessus de ces limites, une validation est requise. Les seuils fixés sont adaptés au contexte de chaque entreprise et varient selon la catégorie d’achat.

Déterminer différents niveaux d’approbation

Une fois ces seuils déterminés, la direction financière élabore avec précision les processus de validation des dépenses en établissant plusieurs niveaux d’approbation. Par exemple, une dépense d’un catégorie donnée et en-dessous d’un seuil spécifique peut être validée par le manager lui-même, tandis que pour une autre catégorie ou pour des montants plus élevés, l’approbation doit être obtenue du département financier ou du dirigeant. Des processus de validation complexes peuvent être créés tout en conservant la réactivité nécessaire.

Contrôler la trésorerie et le budget en temps réel

Acquérir une meilleure compréhension des achats effectués par les collaborateurs permet à la direction financière de comparer régulièrement avec le budget projeté. Ainsi, elle peut rapidement évaluer si l’entreprise est en avance ou en retard par rapport aux prévisions budgétaires établies. La mise en œuvre d’un système d’achats efficace offre également une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie. En optimisant la gestion des dépenses, le département financier contrôle efficacement les sorties d’argent et les dépenses engagées.

Les défis de la gestion des dépenses fournisseurs

Le rôle du DAF n’est pas sans défis ! Il doit en effet naviguer à travers un paysage complexe de processus, de coûts variables et de risques, le tout dans une évolution économique constante.

Les défis courants rencontrés par les DAF

Les directions financières font face à des défis de plusieurs ordres :

Complexité des processus : les processus liés à la gestion des dépenses fournisseurs peuvent être complexes et sujets à erreurs. Cela peut inclure la gestion des factures, la validation des paiements et le suivi des contrats.
Contrôle des coûts : les DAF doivent s’assurer que les dépenses sont alignées avec les objectifs stratégiques de l’entreprise tout en maintenant la rentabilité.
Gestion des risques : gérer les risques associés aux dépenses fournisseurs, tels que les risques de fraude, de non-conformité réglementaire et de réputation.

Surmonter les défis : méthodes et démarches

Les départements finance recourent de plus en plus à des solutions technologiques pour automatiser et optimiser les processus liés aux achats et aux paiements. Ces outils offrent une visibilité en temps réel sur les dépenses, permettent une gestion proactive des contrats et des fournisseurs, et facilitent le suivi des performances et des indicateurs clés.

Les outils automatisés comme la plateforme KONTA simplifient le suivi des factures à toutes les étapes du processus. A travers l’automatisation des processus, ils améliorent la transparence en offrant une visibilité accrue et facilitent l’identification ainsi que la résolution des problèmes éventuels.

Aller au-delà des relations fournisseurs conventionnelles

Une relation solide avec les fournisseurs va au-delà des simples transactions commerciales. Elle repose sur la confiance mutuelle, ce qui permet de négocier des conditions avantageuses, d’obtenir un meilleur support et d’explorer des opportunités d’innovation conjointe.

Miser sur des relations fournisseurs solides

Construire des relations solides avec les fournisseurs est essentiel pour garantir une chaîne d’approvisionnement fluide et fiable. Les fournisseurs sont des partenaires commerciaux précieux, et investir dans des relations durables avec eux peut apporter de nombreux avantages. Cela peut inclure des délais de livraison plus courts, des prix préférentiels, un meilleur support client et même des opportunités d’innovation et de développement de produits.

Pour établir et maintenir des relations fournisseurs solides, il est nécessaire de communiquer ouvertement et régulièrement avec eux. Cela comprend la clarification des attentes, la résolution rapide des problèmes et le partage des objectifs commerciaux communs. Il est également important d’honorer les accords conclus, et donc, de respecter les délais de paiement.

Rationaliser son portefeuille de fournisseurs

Un portefeuille de fournisseurs bien géré est essentiel pour optimiser les opérations et réduire les coûts. Plutôt que de travailler avec un grand nombre de fournisseurs, il est souvent plus avantageux de consolider les achats auprès d’un nombre restreint de partenaires stratégiques. Cela permet de simplifier la gestion des relations, de négocier des conditions commerciales plus avantageuses et de bénéficier de remises sur volume.

Rationaliser le portefeuille de fournisseurs implique d’identifier les fournisseurs les plus fiables et les plus performants, et de concentrer les achats avec eux. Cela peut nécessiter une analyse approfondie des performances des fournisseurs, y compris leur qualité, leur fiabilité, leur conformité aux normes et leur capacité à répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Nous avons abordé ce sujet plus en détail dans l’article Intégrer durablement les fournisseurs dans la chaîne de valeur.

Maîtriser les dépenses fournisseurs est à la fois un défi de taille pour les DAF, ainsi qu’une opportunité d’optimisation et de valorisation des ressources de l’entreprise. En tant que gardien des finances de l’entreprise, le DAF joue un rôle principal dans la mise en œuvre d’une bonne stratégie financière. Pour cela définir des processus clairs et automatiser les tâches chronophages est indispensable. En parallèle, il est essentiel de cultiver des relations de confiance avec les fournisseurs.